Ana Sayfa / İş Hayatı / Önemli Bir Toplantı Öncesi Yapmanız Gerekenler Hazırlıklar

Önemli Bir Toplantı Öncesi Yapmanız Gerekenler Hazırlıklar

Şirketin başarısı için önemli olan çeşitli yönlerden biri de toplantılardır. Operasyonel süreçler, değişimlerin tanıtımı, yeni projelerin uygulanması, geribildirim alma, izleme, değerlendirme ve şirket veya çalışanlar hakkındaki genel bilgiler hakkında bilgi toplamak amaçlanır. Gerçek şu ki, bir toplantının, yapılması gereken görevlerle dolu olduğu ya da sıkıcı ve verimsiz hissedildiği için, bir toplantı ortamı her zaman çalışanların pozitif ve dostça göründüğü bir durum değildir.

Toplantı sırasında personel arasında, uykulu yüzünü gösteren, konuşmaya katılmak istemeyen ya da geri bildirim vermek istemeyen kişilere rastlamak çok yaygındır. Çoğu durumda toplantı genellikle bir monolog halinde geçer. Burada yalnızca yöneticinin yeri vardır. Peki, bu kasvetli ortama katılım göstermeden önce neler yapılmalı? Yalnıza 7 basit yolla etkili bir sunum yapma konusunda fikir edinebilirsiniz.

1. Toplantıya Hazır Olun

toplantı

Çoğu kişi tarafından genellikle göz ardı edilen bir şeydir. Önceden hazırlanmak her zaman durumu ciddiye aldığınızı gösterir ve hazırlıklı olmak, toplantıyı sizin için etkili kılacak düşünceleri kafanızda şekillendirmeye yarar.

2. Hedefleri Belirleyin ve Önceden Bir Yol Haritası Dağıtın

Toplantılarınız için bir çerçeve oluşturun. Konuşmanın sonucu ile ilgili ufak tefek bilgiler en başta açıklarsanız, katılımcılar daha fazla ilgi duyacak ve toplantıyı daha üretken hale getirecektir. En azından, tüm toplantıda olması gereken bir özelliği vurgulamış olacaksınız:
-Bir hedef. Toplantı başlamadan önce, toplantı salonunda bulunan herkesin ulaşılacak hedefleri anladığından emin olun.

3. Toplantıya Etkin Olarak Katılmaya, Liderlik Etmeye ve Eşi Benzeri Görülmemiş Bir Sunuma Hazır Olun

liderlik

Etkili toplantılar iyi bir liderliğin sonucudur. Öncelikle, tartışmalara yararlı ve uygun bir şekilde katılmak istediğinizi belirtin. Bu konuda etkili kalmak, senaryonun sürdürülmesinin anahtarıdır. Bu, başka bir alana giren, yeniden yönlendirilen ya da gruplaşmadan başa dönük bir şeye gidip gelen bir konuşmadır: “İlginç, ama ilerlemediğimizi sanmıyorum. Mümkünse ana hedeflere geri dönmeliyiz” gibi…

4. Herkesin İstediği Sonucu Almaya Çalışın

Toplantının amacı mevcut kişiler arasında fikir alışverişinde bulunmak olduğundan, tüm katılımcılardan dürüst bir cevap alınması zorunludur. Onların hepsini duyurmak toplantı liderinin sorumluluğundadır. Bir fikir birliği oluşturmak veya bir karara ulaşmak için, sürekli görüşünüzü dayatmaktan kaçının. Bir liderin, herkesin sonucun önceden belirlendiğini varsaydığı bir fikir alışverişini bastırması çok kolaydır. Fikirleri hemen ortaya atmaktan vazgeçmekten kaçının. Saçma olsalar bile.

5. Herkese Bir Sonraki Adımın Ne Olacağını Bildiren Bir Konuşma Hazırlayın

Konuşma

Toplantıda ulaşılan sonucu ve toplantının yararlı olup olmadığını bir sonraki sefer ne yapılabileceğini sorarak toplantıyı sonlandırın.

6. Toplantı Sırasında Karara Bağlanan Konuların İlerlemesini Sağlamaya Hazırlıklı Olun

Karara Bağlanan Konuların İlerlemesi

Gruba, hedeflerin gelişimi hakkında bilgi verin. Bu, bir sonraki toplantıyı daha etkin organize etmeye yardımcı olacaktır.

7. Tüm Katılımcıların Utanç Duymadan Fikirlerini Paylaşmalarını Sağlayın

söz hakkı

Toplantı sırasında tartışmaya katılanların gözlerine bakarak konuşma yapın. Bu, onlara söz hakkı tanıdığınızı gösterecektir.

 

İlginizi Çekebilir

Yöneticinizin Sizi Farketmesinin En İyi Yolu

Uğraşıp, çabalayıp strese girip binlerce iş ilanları arasından bir tanesinde çalışmaya başlıyorsunuz, peki ya yöneticiniz …

1 Yorum

  1. Çok süper olmuş giflere bayıldım!

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir